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Convocations aux assemblées et notifications par voie électronique

PAPADOPOULOS Auteur : Alain Papadopoulos, rédacteur en chef Universimmo-pro.com, intervenant/formateur à l’AFPOLS

Comment la loi encadre-t-elle l’utilisation de la voie électronique ?

Depuis la publication du décret du 21 octobre 2015 relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété (1),

 

les convocations aux assemblées, la « notification » des procès-verbaux aux copropriétaires « opposants ou défaillants », et les mises en demeure peuvent désormais être adressées par « voie électronique ». Le décret fait application de l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, créé par la loi « ALUR » du 24 mars 2014. Il modifie l’article 64 du décret du 17 mars 1967 afin de préciser que les notifications et mises en demeure sont valablement faites par voie électronique ; il supprime par la même occasion la référence à la télécopie.

 

Principales dispositions du décret du 21 octobre 2015

L’article 32 du décret du 17 mars 1967 confère au syndic la responsabilité d’établir et tenir à jour la « liste de tous les copropriétaires avec l’indication des lots qui leur appartiennent, ainsi que de tous les titulaires des droits mentionnés à l’article 6 » ; ce fichier doit mentionner « leur état civil ainsi que leur domicile réel ou élu, et, s’il s’agit d’une personne morale, sa forme, sa dénomination, son siège social et l’organe qui la représente légalement ou statutairement ». Il est désormais ajouté qu’il « fait aussi mention de leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord ».

Les modalités de l’envoi par voie électronique sont les suivantes :

– les copropriétaires peuvent formuler leur accord exprès de recevoir les notifications par voie électronique lors de l’assemblée générale ; cet accord doit alors être consigné sur le procès-verbal de l’assemblée ; autrement, les copropriétaires peuvent aussi le communiquer par lettre recommandée AR classique ou par lettre recommandée électronique au syndic, qui l’enregistre à la date de réception de la lettre et l’inscrit sur le registre des procès-verbaux ; la révocation de cet accord ne pet se faire par contre que par lettre recommandée AR ou par lettre recommandée électronique ;

– l’envoi des notifications et mises en demeure par voie électronique répond aux conditions définies à l’article 1369-8 du Code civil, et par voie de conséquences aux modalités du décret du 2 février 2011 qui en fixe l’application : « une lettre recommandée relative à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat peut être envoyée par courrier électronique à condition que ce courrier soit acheminé par un tiers selon un procédé permettant d’identifier le tiers, de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire et d’établir si la lettre a été remise ou non au destinataire ». ; il est également précisé que « le contenu de cette lettre, au choix de l’expéditeur, peut être imprimé par le tiers sur papier pour être distribué au destinataire ou peut être adressé à celui-ci par voie électronique ».

En réalité, les syndics ont désormais trois possibilités : l’envoi de la notification en recommandé par la voie postale classique, l’envoi par voie électronique d’un contenu qui sera imprimé par le tiers prestataire et distribué comme un recommandé classique, et enfin l’envoi et la réception par voie électronique aux destinataires qui ont donné leur accord exprès pour ce mode.

Dans le cas de la distribution par voie électronique, le tiers prestataire « informe le destinataire, par courrier électronique, qu’une lettre recommandée électronique va lui être envoyée et qu’il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l’envoi de cette information, de l’accepter ou de la refuser » ; le décret de 2011 précise que « le destinataire n’est pas informé de l’identité de l’expéditeur de la lettre recommandée électronique » ; dès acceptation par le destinataire de recevoir la lettre recommandée électronique, le tiers chargé de son acheminement envoie la lettre recommandée électronique à destination de l’adresse électronique qui lui a été transmise par l’expéditeur ; si l’expéditeur a choisi l’option avec avis de réception, le tiers adresse à l’expéditeur un courrier électronique reprenant les informations relatives au dépôt de l’envoi, complétées par la date et l’heure à laquelle le destinataire a accepté ou refusé de recevoir la lettre recommandée électronique ou l’absence de prise de connaissance de celle-ci.

Concernant la copropriété, le nouveau décret précise que dans le cas de la distribution par voie électronique, le délai que font courir les notifications a pour point de départ le lendemain de l’envoi au destinataire, par le tiers chargé de son acheminement, du courrier électronique l’informant qu’une lettre recommandée électronique va lui être envoyée et qu’il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l’envoi de cette information, de l’accepter ou de la refuser ; par contre, dans le cas de la distribution sur papier d’un envoi déposé par voie électronique, le délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier avec demande d’avis de réception au domicile du destinataire, comme pour l’envoi de la lettre recommandée classique. Si le destinataire ne répond pas ou s’il refuse l’envoi, aucun autre envoi ne lui sera effectué, et le délai aura couru.

Application pratique pour les syndics

Pour inclure dans leur offre de services à leurs copropriétés l’envoi des convocations aux assemblées et autres notifications par voie électronique les syndics doivent procéder comme suit :

– choisir un tiers prestataire pour les envois avec distribution par voie électronique et le cas échéant pour distribution sur papier d’envois déposés par voie électronique ; ce choix impliquant une tarification à la charge de la copropriété (frais d’affranchissement ou d’acheminement), il doit être présenté à l’assemblée générale ;

– recueillir lors des assemblées ou par lettre recommandée les accords exprès des copropriétaires de recevoir les notifications par voie électronique ; les mentionner au registre des procès-verbaux de chaque copropriété et les saisir sur le fichier des copropriétaires du logiciel de gestion ou un fichier annexe ;

– lors de chaque envoi, déposer par voie électronique chez le tiers prestataire les contenus à envoyer à la fois en distribution par voie électronique et en distribution sur papier, avec la liste des destinataires en indiquant pour chacun le mode de distribution, ou déposer seulement les premiers et envoyer les autres par lettre recommandée classique.

 

En savoir plus : décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis.

 

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